理想の経営会議26の『場』の発想

2019.07.06

理想の経営会議26の『場』の発想、分析してみました。
このような場だからこそ、費用をかけてやるわけです。場所の発想、神戸大学の三品先生だったのか誰だったのか、「場」をつくることの大事さは大好きです。意見を言える場所、聞いてもらえる場所、てっぺんさんのような熱々の朝礼でなくても、前に谷四の助成金センター行くとレイアウト変わって朝礼やってるのがみえてびっくりしましたが、場は大事。

そもそも~理想の経営会議26の『場』の発想

時間を無駄にしたくないし、という否定的な発想から始まり、せっかくやるのなら有意義な時間を使いたい、ということで会議などもこのような視点や感覚を持って取り組むと惰性ではない主体的な会議になるはず、というものをいろいろあったのでまとめてみました。議論のない会議もありますが、会議の本質が「決定する場」なら議論はあまり必要なかったりします、決定するための議題について質疑はあってもその場で流動的に変更したりするものであってはならない、など大雑把な「会議」といっても種類があります。

ここでは経営会議に関してまとめてみました。

１、全体数字と報告の場

会議では当然ながら四半期や前月の数字の報告が必要です。勘定ない会議はただの感情会議、井戸端会議と変わらなくなります。全体数字がわかったうえで、前々月や昨年対比で数字比較するからこそ浮き彫りになることも多々あります。そして全体数字を見るからこそ、次の行動課題の抽出にも至ります。
またその数字をエクセルで送るだけではなく報告をあげることで、見える化資料にすることで共通認識が生まれます、報告発表の際の報告も大事で、些細なことよりも全体から具体化、抽象より具体、などポイントを絞った報告は必須です。聞くほうもポイント絞ってもらえるとより精度の高い理解ができます。

２、生産性基準の場

全体数字報告が出れば生産性基準が見えます。1時間あたりの生産性、です。この生産性も昨年対比や前々月と比較考慮で数字の課題が浮き彫りになります。特にこの業界の仕事は生産性基準がそのまま評価対称になり、改善ポイントにもなります。基準値を出すので粗利に左右されない数字把握が的確になります。ただ生産性出すだけではなく、何でよかったのか、悪かったのか、よくするにはどうするか、などの次に進むにも会議は最適です。

３、部門別採算つくりの場

会社経営の原理原則は、売上を最大にして、経費を最小にしていくことです。この原則を全社にわたって実践していくため、小さな組織「アメーバ」に分けて、市場の動きに即座に対応できる部門別採算行います。そのレポートが会議で資料添付されます、いわば会社の重要機密事項の数字を社内で共有できるメリットがあります。

４、フィロソフィによるベクトルあわせの場

会議終わりに「読み合わせ」を行います、価値観を一緒にする方法は多々ありますが、このフィロソフィ読みもその1つです。読んだ後に意見を聞くことで、自分のアウトプットになりまうし、聞いてるほうも聞く姿勢や聞く内容へのほかの人のコメントを聞くことも学びです。またフィソロフィがないと、部門別採算を厳格化すればお互いの仲が悪なりやすいというこのと回避のため、厳しい会議の後に調和を図るわけです。会議後の食事に似てます。

５、教育の場

情報は社外秘なのでその場に参加するだけで数字の気付きがたくさんあります。自分の会社、社員がどのような考え方で生き、そして現状の数字がどのように推移しているのかはビジネス視点ではとても重要です。この会話や数字の読み解き方などに関して、考え方や判断に関しての「教育の場」が会議です。
「自分ならどのようにコメントすればいいか」「トップの視点ならこうでないのか」など、自ら主体的になればなるほど学ぶ機会が多くなります。

６、課題認識の場

数字を元に、会社の今期目標などを元に、「どんな山に登ろうとするのか、だからこその課題認識があるのか」を共有し認識する場です。

「六甲山に登るならハイキング服装、フリーランスで1人で食べて行ければいい程度の価値観だと会社の成長もスタッフも守れない、もっと富士山レベルの登山をしようと会社を目標の山にしているからこそ、軽い発想で行動すると怪我するし周囲に迷惑をかける。だからOOOOOはやらないといけない」
こんな課題認識をどのようにして行うのか、その場です。

７、報告の場

自分のPDCAや目標設定管理をどのように行うのか報告の場です。
社内だから阿吽の呼吸、もありますが、社外の取引先に報告することと同じくらい丁寧に、事象や数字を中心に報告を行い最後に主観を述べる、などどの場で
報告もとめられても出来るような、そのトレーニングの場です。

８、営業の場

自分の成果や報告は上司や社長も聞いています。
そのコメントを元に評価が変わったり、他者評価を得られることも多いものです。さらに会計士からの評価も変わり、取引先紹介に繋がることもあります。
営業の場としてすべてとらえることで、自己評価も他者からの外部評価もあがるのです。

９、PRの場

自分のPRの場です。営業的な部分以外にも興味関心、今取り組んでいること
思考や発想などを真剣な場で発するからこそ、仕事やタスクも回してもらえます。また定例会になればその中でどれだけPDCA回せたかも参考になります。
PRはいいっぱなしだと次のステップにつながりません。営業に似ていますが、
諸先輩方のPRをどのようにするのか盗む場でもあります。

１０、振り返り・PDCAの場

想定内、想定以上、想定以下、最も最良のケース、最悪のケース、いろんなケースありますが、1ヶ月に1回行う会議は振り返りの場です。よいケーススタデイは
そのまま社内認識、共有して成功事例として次回に活かすべき。
失敗反省も同じく共有して二度と繰り返さないようにすべき、その場です。

11、事前準備の場

会議のために何を準備して何を求めて望んでいるのか、
受け身だと何も得られないし、次回参加させません。この会議のために数字整理、行動管理、振り返りPDCAなど準備を行うことは大事。
営業提案に訪問する場合くらいの準備は会議では必要ですし、心構えも大事。
できないなら参加する意味が見出せないので次回参加させません。

12、資料作成の場

事前準備のために必要な資料作成も必須。
会議資料を作成する、事前資料を準備する、人数分準備する、裏方の仕事ではあるもののできる人はしっかり準備しています。当たり前です。
よみやすくみやすく、報告しやすい資料作成をどのようにするのか、報告の場です。

13、議事録作成トレーニング

会議議事録作成は若手が行います。これによって会議の流れ、趣旨、
要点抽出能力が鍛えられます。理想は会議終了時にすぐにまとめて
配布されているような状態にまで落とし込むこと。

会議後30分かけて手直ししているなどは、たまにみかけますが
改善の必要性があります。議題、コメント、決定事項など分け、
中心人物の発言を中心に組み立てます。

14、1歩先、3歩先、5歩先

今の現状から先輩は1歩先、上司は3歩先、社長は5歩先進んで思考し
判断・発言しています。自分の思考とずれたときに、そのずれは何から発生しているのか考えることは実に有益です。
5歩先をみることができれば、それは社長目線。課題認識や現状重視することを同じく把握していること、目線を上げる機会が会議の場です。

15、夢・ビジョン確認の場

渋沢栄一卿が言ったように「論語とそろばん」。そろばん勘定をしっかりしますが改めて「ビジョンは何か、そのビジョンをどのように実現しようとしてるか」を振り返る場です。従業員の物心両面の幸福、何が幸せなのか、何を誰をどうやってハッピーにしようとしているのか、その手段を今試行錯誤しています。

また自分の夢は何か、何が心地よいのかの気付きも。そんな話を必ず1つは入れています、新しい気付きの機会に。

16、他者認識の場

数字で言えば「他社企業はどうか」参照数字が出ます。
弊社はまだ全く至っておりませんので、その数字を参考に、その競合他社と何が違うのか、何が劣っているのか、今後勝つには何が必要か、必要なことはわかっているが実行するに当たっての障壁は何か、認識を明確化することは有益です。

17、読み合わせの場

言葉にして口に出して読みあわせを行います。
人間の五感を使って認識することは、記憶の定着や理解には必要なことです、子供に絵本読みをするように、口に出して声で聞いて目で追う。時間の無駄と思っている人が多いからこそ、あえて読みあわせを行うメリットが強調されます。
ちなみに、スタッフ案外漢字読めません、そんなものです。

18、議論討論の場

物事の実現方法は1つではありません。
議論討論を行う場として、これが会議で最も大きなイメージかと思います。
議論をすることでお互いの理解が深まり、理解があれば行動への理解も深まり尊重し合える関係が構築されます。知り合いの広島人は「いろいろあるけど広島人なので戦争は絶対反対なんじゃ」、互いの立場を尊重です。

19、根回しの必要性認識の場

学生時代に議論討論やった人は特に、決定事項はすべてにおいて議論討論を通じて決定する認識を変えてください。根回しでほぼ全て決まります、１７で討論は大事なものの、会議前に調整を取らないと徒に時間が浪費します、2時間という中で決定、討論、できません。煙草時に、飯時に仲間を増やしてください。
1人で仕事成り立つと思う20代ほど、ここが苦手です。
おじさんは徒労感にいつも苛まれています、思うのは「数字作って実績作ってお前の意見みんな尊重するようになってから言ってほしいな・・きれいごとで人は動かんよ」。

20、ファシリテーションの場

ファシリテーション　＝　集団活動のスムーズな進行と成果を出しやすい環境の構築を目的とした支援活動、または会議運営の手法。
会議ではファシリテーション大事です、些細な議論になった瞬間にさっと回収、巻き上げて本題に戻したり、ちょっとジョークを入れ場を和ませたり、本質の質問を咀嚼して聞き変えたり、などファシリテーションは営業や顧客側の会議でも必須スキルです。要するに「仕切る力」。どのように回収しファシリテーションするのか、その経験値が高まります。

21、対処反応の場

急な質問と反応がその人の素の部分です。
数字が悪いと欠席したり、打ち合わせ理由にして会議の出席率が下がります。
そして「数字悪い月は遅刻してくるね！」という質問への反応、これも対処反応のトレーニングです。ぼくなら「数字悪いから遅刻したわけではなくてですね！」と笑いに変えます、いいとき悪いとき。悪いときこそ耐える。